Organizowanie konferencji to poważne przedsięwzięcie oraz duże wyzwanie. Aby zaprosić gości na odczyty, wykłady lub spotkania biznesowe, należy przede wszystkim znaleźć odpowiednią salę. Odpowiednie miejsce może bowiem przyciągnąć uczestników bądź wręcz przeciwnie – sprawić, że zdecydują się na rezygnację z barania udziału w spotkaniu. Jak zatem wybrać salę konferencyjną?
- Lokalizacja Sali konferencyjnej
- Wyposażenie sali konferencyjnej
- Zaplecze gastronomiczne
Lokalizacja Sali konferencyjnej
Jedną z ważniejszych kwestii, jaką powinien kierować się organizator konferencji, jest lokalizacja sali. Miejsce to nie powinno być oddalone od najważniejszych punktów komunikacyjnych. Jeśli w spotkaniu będą brały osoby z innych krajów, to należy wybrać miejsce, do którego z łatwością dostaną się podróżujący z lotniska. Trzeba także zwrócić uwagę na parking. Każdy ośrodek oferujący sale konferencyjne powinien także oferować odpowiedniej wielkości parking. Dzięki temu uczestnicy nie będą musieli tracić czasu na poszukiwanie miejsca postojowego. Najlepiej, aby obiekt zapewniał wszelkie udogodnienia związane ze sprawnym przemieszczaniem się. Wszystkie powyższe kryteria spełniają sale dostępne pod następującym linkiem: https://www.salebiznesowe.pl/.
Wyposażenie sali konferencyjnej
Równie ważne jest wyposażenie sali konferencyjnej. Zacznijmy od tego, że pomieszczenia muszą być klimatyzowane. Oczywiście istotne są także wygodne meble skonstruowane zgodnie z zasadami ergonomii. Spotkanie biznesowe bądź konferencja naukowa może trwać kilka, a czasem nawet kilkanaście godzin. W związku z tym krzesła i stoły muszą być wygodne i łatwe w użytkowaniu. Prelegenci potrzebują także odpowiedniego wyposażenie umożliwiającego prezentowanie treści. Oczywiście do tego będzie potrzebny dostęp do internetu. Kluczowe są także mikrofony bezprzewodowe oraz odpowiednie nagłośnienie, dzięki któremu każdy uczestnik będzie w stanie usłyszeń, o czym mówi prelegent. Warto także sprawdzić, czy dana sala posiada następujące elementy:
- laptopy,
- rzutniki,
- ekran,
- panel ciekłokrystaliczny,
- mównicę bądź scenę,
- ksero, telefony, faks,
- flipcharty, projektory.
Sala konferencyjna musi mieć także odpowiednią ilość gniazdek elektrycznych tak, aby każdy chętny miał szansę podładować komputer lub telefon.
Zaplecze gastronomiczne
W przypadku niektórych konferencji lub spotkań biznesowych organizator zapewnia katering. Jeśli nie ma takiej opcji, to należy także sprawdzić, czy w pobliżu istnieje dobre zaplecze gastronomiczne. Dzięki temu uczestnicy będą mogli w przerwie skorzystać z usług restauracji lub miejsc serwujących szybkie przekąski na wynos.
